Notion, le meilleur gestionnaire de matière grise

Notion est souvent comparé à d’autres produits Web ou apps du marché. C’est une erreur. Certains services comme AirTable, qui a eu le mérite de remettre à la mode les bases de données « pour tous », partagent effectivement quelques traits avec ce produit, mais Notion va plus loin que tous les autres utilitaires de DB, wiki, prise de notes ou gestionnaires de tâches. Il sait tout faire, (presque) mieux que tout le monde. Et s’il n’est pas encore parfait, c’est un des outils SaaS les plus prometteurs de ces dernières années. Avec une genèse des plus intéressantes !

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Essayer de faire le tour de Notion, c’est un exercice de style, que je repousse depuis plusieurs semaines ! Comme souvent avec les outils puissants, il demande un investissement de la part de l’utilisateur, qui va devoir se poser devant quelques tutoriaux pour en comprendre les finesses. Parce que la première réaction, c’est de se dire que c’est un énième outil de prise de notes en ligne, avec un système bizarre de blocs de textes. Ce qui est très loin de la réalité. J’ai bien conscience que le paragraphe qui suit sera nébuleux pour les néophytes, mais accrochez-vous ! Avec les détails qui suivront et les vidéos liées, vous devriez voir la lumière…

Notion permet de créer une page qui va intégrer différentes données en fonction de vos besoins. Ça peut être du texte, des fichiers, des images ou… une base de données. Cette base, elle est elle-même constituée de pages. Chaque page peut intégrer d’autres pages (sans limites dans l’arborescence). Et ces données sont accessibles de différentes manières : par la recherche, évidemment, mais surtout par différentes vues accessibles pour les bases de données, avec des notions de tri que vous allez définir. Une même base peut être affichée sur différentes pages, ou plusieurs fois sur la même page, avec des tris / vues totalement différentes, pour mettre en évidence les données nécessaires.

Notion publie de plus en plus de vidéos qui montrent comment les entreprises utilisent leur service.

Le tout avec une gestion collaborative, avec droits d’accès gérés page par page si nécessaire, la possibilité de partager une page avec des invités, voire de la publier online pour tous, et un système de communication d’équipe intégré au produit, comme dans un Google Doc, Paper de Dropbox & co.

Généralement, on commence donc à utiliser Notion comme un simple outil de notes et on termine en faisant des bases de données relationnelles pour gérer ses projets. La courbe d’apprentissage n’est donc pas forcément évidente, car la souplesse de cet outil oblige à bien le comprendre avant d’en tirer tous les avantages. Pour adoucir tout ça, Notion offre de nombreux exemples et modèles, qu’on peut directement importer dans son espace personnel pour bricoler et en comprendre les rouages, puis éventuellement les adapter à ses besoins. Il existe aussi des communautés qui réalisent des tutos et vidéos explicatives très régulièrement, tout en suivant l’actualité du produit. Le but ultime de Notion ? Donner le pouvoir de fabriquer ses propres outils à des non-programmeurs.

Sous l’impulsion de @Cafeine je me suis mis à @NotionHQ pour ma gestion documentaire interne (rappel : boite tech de deux personnes). Best move ever. Outil super simple de prise en main, hyper bien pensé, gavé de raccourcis-claviers, super joli et hyper réactif. 👍👍👍

— Gète XXVII (@ggete) January 11, 2020

Même les fans de Mario s’y mettent (et les commentaires sont d’accord)

Notion et ses débuts chaotiques

Avant de rentrer dans les détails du fonctionnement, soufflons un peu, et décortiquons d’où vient ce produit et comment se porte la startup qui est derrière. Personne ne veut confier sa vie et des tonnes de données à une boite aux mains de venture capitalists affamés de plus de dollars, ou qui risque de péricliter dans six mois. Ça tombe bien, Notion est à l’abri de tout ça. Mais avant de devenir une startup de rêve évaluée en décembre 2019 à plus de 800 millions de dollars avec seulement 27 salariés, ça n’a pas toujours été la fête…

La société est née il y a plus de six ans. Ivan Zhao and Simon Last, les co-fondateurs, ont passé les années suivantes, grâce à l’argent de leur unique investisseur de l’époque (Akshay Kothari), à analyser le marcher pour en comprendre les besoins et bien définir le périmètre de leur création. Le service lui-même est sorti il y a deux ans, en mars 2018. Cette v1 n’était que la première partie du projet, avec les notes et la possibilité d’organiser tout ça collaborativement pour faire des wikis. Le gros morceau, les bases de données, est arrivée avec la v2 quelques mois plus tard. C’est là que j’ai commencé à bricoler avec ce produit. Comme un million de personnes. Un million d’utilisateurs en moins d’un an, pratiquement sans marketing ou pub. Ça vous donne une idée de l’intérêt du produit… Et ça permet aussi à Notion de refuser poliment l’entrée de leur capital à tous les investisseurs qui pleurent devant leur porte.

Ivan Zhao, à droite. (Image Invision App / Design Resources)

Ce que peu de gens savent, c’est que la véritable v1 est sortie en 2015, et que c’était une catastrophe. Construite sur une base technique bancale, le service plantait constamment. Les fonds alloués par Akshay Kothari commençant à se tarir, les deux fondateurs ont alors pris une décision radicale : sous-louer leurs bureaux de San Francisco et partir en duo à Kyoto, pour tout recoder de 0, sans distraction.

Aucun de nous deux ne parle japonais, personne sur place ne parlait anglais, tout ce que nous avons fait, c’est coder en sous-vêtements toute la journée.
-Ivan Zhao

Avec des journées de parfois 18h, cette aventure d’environ un an leur permettra de remettre sur les rails leur vision, de revenir avec une base solide.

Un champ d’usages qui s’étend à perte de vue

Pour avoir un aperçu des possibilités de Notion, le plus simple est encore d’ouvrir la page de galerie de modèles disponibles, qui tourne évidemment sous… Notion. Dans les choses relativement simples à appréhender, on peut déjà aborder la partie wiki, qui permet à une société de mettre en place et maintenir facilement des pages dédiées aux bonnes pratiques de l’entreprise, gérer les offres d’emploi, faciliter l’onboarding des nouveaux, etc. Notion permet de regrouper tous ces documents facilement, mais surtout offre aux équipes en charge la possibilité de faire évoluer ces derniers avec la même facilité, en gardant une trace de qui fait quoi.

Vous trouverez beaucoup d’exemples sur le site officiel. Ainsi qu’un mode démo.

L’étape suivante implique de commencer à creuser la partie base de données. Avec l’extension Notion pour navigateur, disponible pour Firefox, Chrome (et browsers basés sur Chromium), ainsi que son app mobile (Android et iOS), il est par exemple possible d’envoyer tout article dans une liste « à lire plus tard », et de fabriquer son propre Pocket / Instapaper. Notion est capable d’extraire textes et images pour fabriquer une version disponible « pour toujours » dans votre base de données. Comme tout scrapper, son bon fonctionnement dépendra de la manière dont est codé le site source. Avec des champs personnalisés, vous pouvez envoyer dans cette base et trier facilement tout type de « trucs à regarder plus tard » : dossiers à lire, vidéos YouTube, etc.

Les DB peuvent être visualisées en galerie, liste, tableau, kanban… et triées pour n’afficher que ce que vous voulez !

Il est également possible d’utiliser des formules pour classer vos données, ce qui ouvre des perspectives plus qu’intéressantes. Vous trouverez en fin d’article une tonne de références pour creuser ces sujets. Pour aiguiser votre curiosité, je dirais simplement qu’il est par exemple possible de créer son propre CRM, avec un déclenchement d’alerte pour savoir quand relancer un client potentiel, répondre à une demande de helpdesk qui traine, etc.

Le gestionnaire de tâches ultime ?

Les gros fans de Notion ont donc logiquement déserté aussi bien les Asana que les plus simplistes Todoist et autres TickTick pour tout gérer dans ce produit. C’est là que je me dois de vous mettre en garde. De par sa nature, Notion reste à mon sens peu adapté à gérer votre liste de courses. Ça reste un outil assez « lourd », avec surtout une version mobile Android encore bien lente, même sur un smartphone ultramoderne. L’absence de widgets et la visualisation des bases de données sur un petit écran n’en font pas à mon sens un outil adapté pour ce genre de mission.

Je voulais vous montrer mes screens persos sur ce dossier… Et j’ai vite réalisé que ça allait être problématique !

En revanche, gérer ses projets dedans est un plaisir. Certaines équipes (à commencer par celle de Notion) ont carrément viré Jira et gèrent les problèmes de leurs softs directement dans Notion (rapport de bugs, état des corrections, etc.) Sur Geekzone, nous l’utilisons pour notre calendrier de publications, la conduite de Torréfaction, etc. Le fait de pouvoir créer des templates pour chaque page permet d’automatiser énormément d’actions.

La roadmap 2020

Notion semble passer la seconde pour 2020, avec une nette augmentation des embauches. En 2019, ils sont passés de 14 à 27 salariés, et je pense que cet effectif va encore doubler, si ce n’est plus, cette année. C’est nécessaire pour faire avancer plus rapidement certains chantiers. Le plus gros est la mise à disposition d’API pour connecter Notion au monde extérieur et à d’autres services. L’amélioration des apps mobiles est également une priorité, surtout sur Android (la version iOS est bien meilleure et plus rapide actuellement).

Mais dans les faits, le produit actuel est déjà fabuleux. Les étudiants et pros qui trainent sur Geekzone et qui sont déjà passés dessus se feront un plaisir d’en parler dans les commentaires. Notez du reste que Notion est gratuit pour les étudiants et les profs ! Pour les autres, c’est gratuit jusqu’à 1000 blocs (largement de quoi tester la bête), puis 4 dollars pour les comptes individuels et 8 dollars pour un compte appartenant à une équipe. Vous trouverez tous les détails sur les tarifs sur la page dédiée. Personnellement, je trouve ça très raisonnable comparé au reste du marché.

La version mobile reste perfectible mais c’est déjà parfaitement fonctionnel. Parfait sur iPad Pro !

Le seul frein pour certaines sociétés concernera la sécurité des informations : vos pages peuvent être accessibles à certains employés de Notion en cas de problème. Évitez donc de faire une base de données « mots de passe » pour les sites de vos clients par exemple… Pour ça, il y a 1Password Team ! Ceci étant dit, la prise de risques reste minime et ne concerne vraiment que les sociétés travaillant sur des sujets ou clients « sensibles ».

Vous l’aurez compris, Notion est pour moi là révélation de 2019, et le produit le plus novateur depuis longtemps. Et pourtant, il n’invente rien. Mais cette alliance de concepts éprouvés, dans un design épuré et fonctionnel, écrase toute la concurrence. Quand certains s’enfoncent dans les poubelles de l’UX (expérience utilisateur), avec la multiplication de menus dans tous les sens (je te regarde, ClickUp !), Notion arrive à évoluer en gardant une simplicité d’utilisation redoutable quand on a compris ses concepts. Un véritable tour de force.

Si vous décidez de tester ce service et que ce papier vous a été utile, utilisez ce lien affilié pour récupérer du crédit gratuit et m’en donner au passage. Ce papier n’est pas sponsorisé. Comme tous nos articles sur Geekzone, il est né de l’envie de partager cette découverte, tout simplement.

Liens (beaucoup)

• La page « What’s New » officielle (avec aussi les choses en travaux)
• La page de liens officiels (dans Notion, évidemment…)
• La codeuse qui a repensé toute la recherche de Notion. Oui ça embauche à un « certain niveau » chez Notion !
• La page de vidéos YouTube de Notion, pratique pour voir des tutos rapides et exemples.
• Notion « sponsorise » également des reportages passionnants. Comme ici avec Andy Hertzfeld, l’architecte du Mac.
• Collections de vidéos de tutos (site Notion VIP)
• Exemple de template évolué. Ne commencez PAS par ça !
• Design on a deadline: How Notion pulled itself back from the brink of failure (Figma blog)
• Meet Ivan Zhao, the designer/founder that is making “the missing half of Slack” (Design Resources)
• Why Notion is staying small as its valuation gets bigger (Techcrunch)
• Notion is my new second brain
• Tracer toute votre vie de joueur avec Notion ? Possible !

Note : cet article est l’équivalent de plusieurs pages de magazine. Il n’est possible de rédiger (ou plutôt écrire / réécrire / corriger / intégrer) des papiers de cette taille que grâce à nos soutiens Paypal, et surtout à nos patrons. Oui, on sait, ce n’est pas le bon terme. Mais nous, ça nous fait rire. Et quand on reçoit des sous aussi, d’ailleurs. Du coup, merci à vous, qui mettez la main à la poche pour nous inciter à bien bosser ! Et si vous n’avez pas encore franchi le pas, pensez à soutenir Geekzone pour que nous puissions augmenter la cadence !