ClickUp, le Slack de la gestion de projets

Depuis notre dossier pour fuir Wunderlist, le paysage des services dédiés à la gestion de projets a bien évolué. Je parle ici de produits capables de gérer des tâches complexes, en équipe, et de ce fait, vous pouvez oublier les Things et autres applications mono-utilisateur. Si bon nombre de startups tentent leur chance sur ce marché, comme Zenkit dont nous avons déjà parlé, un produit se détache actuellement du lot. Peu connu, ClickUp m’a vraiment impressionné et je vais tenter de vous expliquer pourquoi je pense que c’est la future star du marché, le Slack de la gestion de projets.

Le contexte de cette découverte est très classique : lassé par Todoist dont je n’ai jamais vraiment aimé la présentation, et absolument pas emballé par la perspective de migrer vers Asana, j’ai décidé de refaire une recherche sur le secteur en partant de zéro. Pas que je déteste Asana, mais je trouve l’outil finalement peu pratique, limité – particulièrement dans sa version gratuite – et sans aucune visibilité sur ses évolutions. Des années après son lancement, toujours pas d’extensions officielles convaincantes pour les navigateurs, des apps mobiles décevantes, des fonctions manquantes… Bref, vraiment, j’y serai allé à reculons et le produit ne me donne absolument pas envie de sortir la CB.

Avec Faskil, nous avions pourtant commencé à regarder comment nous organiser avec cet outil, pendant qu’en parallèle, je testais des alternatives, Zenkit en tête. Découvert complètement par hasard, ClickUp a finalement émergé d’une recherche et après vingt minutes, j’étais perplexe. C’était presque trop beau pour être vrai… Un outil gratuit, sans limitations autres que l’hébergement de fichiers et l’intégration des accès cloud ? Ça sentait un peu le piège. Le peu d’informations disponibles sur la boîte elle-même ne me rassurait pas plus que ça : pas de papiers sur les sites classiques. Une seule référence, dans un article de contributeur aux allures de publi-rédactionnel / copinage, avec une interview du fondateur et CEO, Zeb Evans. Avec le recul, je me dis ce que mon texte ne va pas sonner très différemment. Qu’on se rassure, ceci n’est pas encore notre premier papier sponsorisé !

Lancement en douce

Les avis étaient également très positifs sur Captera, une sorte de Metacritic des softs de business, mais encore une fois, aucune idée du sérieux de ce site. Une heure de tests plus tard, je commençais pourtant à me dire que j’avais trouvé la perle que je cherchais. Deux heures après, je prenais des notes pour rédiger le papier que j’allais forcément être amené à écrire pour Geekzone… Le lendemain, il était temps d’assaillir de questions les équipes derrière ce service.

ClickUp est effectivement un service très jeune, né de la frustration des classiques du genre comme Asana ou Trello. Le développement a commencé sur fonds propres il y a un an et demi, Zeb Evans ayant vendu ses précédentes boîtes avec a priori de jolis bénéfices. Ouvert en alpha privée en juillet 2017, ClickUp progresse depuis à une vitesse hallucinante, que ce soit en termes de fonctionnalités ou de clients. Le tout pratiquement sans marketing, de manière totalement organique. Une progression plus que saine qui leur permet de royalement ignorer pour le moment les appels du pied des investisseurs de tout poil.

Basée à San Francisco et Los Angeles, Mango Technologies, la maison mère de ClickUp, peut recruter de bons éléments relativement facilement (même si le chéquier doit parfois saigner). On trouve chez eux des anciens d’IBM, de Facebook, etc. L’équipe actuelle compte déjà une trentaine de personnes, avec un support utilisateur à la réactivité impressionnante, qui est pour eux aussi important que la qualité du produit. J’ai utilisé leurs services à plusieurs reprises, pour récupérer des infos et réparer une boulette de ma part. Que ça soit par mail ou Intercomm, c’était à chaque fois rapide et efficace.

Le décès des uns fait le bonheur des autres

Quand Wunderlist a annoncé son rachat par Microsoft, Todoist a manœuvré pour récupérer un maximum de fuyards dans mon genre. Ce n’est pas très compliqué : avoir une offre potable et surtout proposer un outil d’import qui facilite la captation des utilisateurs potentiels ! ClickUp propose ce genre de chose pour Asana, Trello, Jira, Todoist et Basecamp. Plus intéressant pour juger de leur réactivité, la mort de Producteev, annoncée le 9 avril, dans un simple post de forum, avec un cadeau bonus pour les utilisateurs : “salut, on ferme tout dans un mois, bisous !”. Je ne m’étendrai pas sur la gestion catastrophique du produit et de son arrêt, mais une chose est certaine, n’investissez jamais dans les offres d’AureaWorks… Aucun avertissement sur le site officiel, aucune solution d’export valable, aucune aide, aucun délai respectable. Bravo. En quelques jours, ClickUp faisait en revanche un appel du pied à ces utilisateurs abandonnés, avec surtout une solution d’importation automatisée via leur helpdesk. Pardon, leur service de Client Success ! Hey, c’est la Silicon Valley qui vous parle… Producteev servant à gérer des projets autrement plus complexes que Wunderlist, on peut applaudir la performance sans ironie.

Des options d’imports bien pratiques, mais parfois imparfaites. Dans ce cas, le support sera là pour vous aider. Il faut passer par eux pour importer votre compte Producteev.

Bon en revanche, ils sont parfois, comment dire, un peu « agressif » dans leur communication. Au début, ça surprend…

Fonctions à foison

6 000 signes et je n’ai toujours pas parlé des fonctions de ClickUp. Et je ne vais pas le faire ! Leur site est bien plus intéressant à explorer. Vraiment. Je vais me contenter d’insister sur les fonctions rares et pratiques, avant de râler comme il se doit sur quelques points pénibles, souvent dus à la jeunesse du produit. Et pour faire le tour en 4 minutes, quoi de mieux qu’une vidéo ?

Dans les choses appréciables et rarement (jamais ?) vues ailleurs : les dépendances entre tâches. Exemple ultra simpliste : si Fask n’a pas terminé le montage de Torréfaction, impossible de poster la news qui va avec. Une tâche peut être bloquée par une autre et tout le monde reste au courant de l’avancement global d’un job spécifique. Dans le même genre, plusieurs personnes peuvent être facilement assignées à la même tâche, ce qui est trop rare chez la concurrence ou mal géré. C’est pourtant très pratique pour la moindre réunion, confcall, etc. Autre fonction intéressante, l’intégration du timetracking avec des outils comme Toggl. Pratique pour m’apercevoir que j’ai vraiment procrastiné sur certains trucs cette semaine…

L’intégration avec Slack est exemplaire, surtout pour un produit si jeune. On sent qu’ils en avaient besoin eux-mêmes dès le départ ! Et surtout, la hiérarchie de ClickUp permet de s’adapter à tous les besoins. Cette dernière est composée de 5 niveaux : Team > Spaces > Projects > Lists > Tasks. En prime, chaque tâche peut contenir des sous-tâches, du texte, une discussion entre membres de l’équipe et des check-lists ! Difficile de faire plus riche et pourtant, on s’adapte très facilement. Il est aussi possible d’attribuer des tags aux tâches pour encore plus de possibilités de filtres. La richesse du produit est impressionnante, mais pas déroutante. Petit conseil : pensez bien votre organisation en amont : il est impossible de bouger des éléments entre équipes sans passer par le helpdesk ! C’est le seul niveau “étanche”, réellement fait pour des teams totalement séparées.

Dans le genre « OK, finalement c’est super utile », ce Notepad, qui sait en prime bosser avec du Markdown. Encore rustique mais déjà adopté. Attention, il n’est pas encore présent dans la version mobile. Enfin ça sera peut-être déjà réglé quand vous lirez ces lignes…

DGV

Le Développement à Grande Vitesse n’est pas en grève chez MangoTech : ClickUp avance tellement vite que le site a une partie “Coming Soon” très détaillée. Une fonction vous manque quand même ? Allez argumenter votre cas sur le site de Feedback. J’ai personnellement proposé deux idées qui sont maintenant au planning des développeurs.

Ils sont obligés de mettre à jour site et docs tous les jours ou presque, tellement le développement avance vite.

Tous les 7 jours, ClickUp upgrade son offre et permet de garder un œil sur le développement et la roadmap (à suivre surtout ici). Rien que cette semaine, ce sont le reporting, l’avertissement de sous-tâches non effectuées et autres améliorations qui sont arrivées. Les apps mobiles sont également en évolution constante. Ça tombe bien, elles sont très perfectibles, mais là aussi ça avance. Tout comme les extensions pour navigateurs, prévues pour la fin du mois (Chrome et Firefox dans un premier temps).

Pas de surprise côté applications desktop en revanche, ce n’est pas du natif, mais du Electron qui reprend le site Web. Ça reste mieux que rien, mais un tab dédié fera tout aussi bien l’affaire.

Attention travaux

Alors est-ce le gestionnaire de projets ultime ? Fonctionnellement je pense que oui, surtout avec la réactivité et l’écoute de l’équipe derrière cette création. Maintenant, tout n’est pas parfait. ClickUp est plus lent à l’usage sur certains points que la concurrence, la faute à tous les appels en base de données que ces différentes fonctions entraînent. L’optimisation de ce côté est constante et à l’usage, j’avoue que c’est rarement pénalisant, à part si vous jonglez constamment entre plusieurs équipes. Pour voir si c’est compatible avec vos habitudes, le plus simple est encore de tester ! Après tout, c’est gratuit. Il manque également encore beaucoup de choses “accessoires”, qui arrivent plus ou moins rapidement. Il faut réaliser que la peinture n’est pas sèche et si c’est un problème pour vous, des alternatives plus établies existent, mais elles sont généralement moins “généreuses”, à tous les niveaux. Et vous aurez rarement un niveau de transparence pareil quant à l’état du développement.

Ceci est une tâche… un peu chargée !

L’offre actuelle permet de stocker 100 Mo (de fichiers attachés) chez eux. Pour 9 dollars par mois et par utilisateur (5 dollars si vous payez à l’année), vous passez directement en illimité, avec intégration possible de vos services cloud au passage. Tout le reste, absolument tout le reste est gratuit, contrairement à Asana ou Todoist. Rien que pour ça, je prédis un succès fulgurant à ClickUp. Il suffit finalement que les gens soient au courant… À noter que l’offre pour les entreprises doit sortir ces jours-ci, mais je ne la connais pas encore.

Le plus gros défaut de ClickUp ? Souffrir d’un nom médiocre pas vraiment parlant. D’un design de logo discutable. Sans parler du mauve en couleur dominante, qui ne sera jamais une teinte que j’affectionne. Mais ce sont des détails rapidement oubliés. Dans les faits, l’outil se révèle d’une efficacité redoutable malgré sa jeunesse. Les évolutions au planning sont enthousiasmantes, tout comme la vivacité de la team derrière ce produit. De quoi rassurer et se motiver pour enfin mettre de l’ordre dans sa vie pro comme perso. Si jamais ça ne tient pas la route à terme, vous serez rapidement au courant car tout Geekzone est désormais géré avec ClickUp, en plus de mes missions de freelance. On se voit en 2019 pour faire un bilan de tout ça. En attendant, je suis certain que les tests et discussions iront bon train sur le forum.

Note : cet article est l’équivalent de plusieurs pages de magazine. Il n’est possible de rédiger (ou plutôt écrire / réécrire / corriger / intégrer) des papiers de cette taille que grâce à nos soutiens Paypal, et surtout à nos patrons. Oui, on sait, ce n’est pas le bon terme. Mais nous, ça nous fait rire. Et quand on reçoit des sous aussi, d’ailleurs. Du coup, merci à vous, qui mettez la main à la poche pour nous inciter à bien bosser ! Et si vous n’avez pas encore franchi le pas, pensez à soutenir Geekzone pour que nous puissions augmenter la cadence !