Things, le cerveau de secours

Le monde ne jure plus que par les gestionnaires de tâches, de préférence collaboratifs. Et ne croyez pas que ça se cantonne à l’univers du millénial startupper ! Il parait que même les parents débordés s’y mettent. Après tout, pourquoi pas, une notification sur smartphone est de nos jours plus efficace qu’un post-it sur le frigo, c’est la (triste ?) réalité. On avait fait un tour d’horizon des options disponibles en 2017, et depuis, nous suivons les petits nouveaux prometteurs comme ClickUp ou Zenkit. Cette soif de services modernes m’avait fait mettre de côté une autre alternative, pourtant une des meilleures sur le marché : Things 3. Développé par Cultured Code, Things est à part dans le paysage actuel, et je vais détailler pourquoi c’est finalement mon préféré.

Things 3 - macOS

Things 3 a les défauts de ses qualités. C’est un logiciel natif, qui ignore royalement la mode des applications Web pour équipes, et qui se cantonne exclusivement à l’univers Apple. Cette application existe sur iPhone, iPad, Watch et macOS. Ce focus permet aux développeurs de Cultured Code de proposer une interface absolument magnifique, rapide, fluide, qui tire parti de toutes les finesses du monde Apple et qui n’oublie pas les powers users : raccourcis clavier à gogo, y compris sur iPad, synchronisation sans faille ultra rapide, utilisation simplissime, qui cache une profondeur assez incroyable. Mais du coup, pas question de regarder ses listes sous Windows, Android ou de les partager ! Ce gestionnaire de tâches mono-utilisateur est peut-être le dernier de son genre, avec l’autre roi du secteur, Omnifocus. C’est aussi pour ça que c’est le meilleur. Il fait une seule chose, mais mieux que toute la concurrence, qui doit jongler avec des compromis en permanence. Si je ne parlerai en revanche jamais d’Omnifocus, c’est qu’il est pour moi bien trop compliqué pour un outil solo.

Oui, ce soft est beau, on a envie de faire des trucs en le regardant !

La vidéo ci-dessus le montre mieux que mes mots : Things 3 séduit avec son look et une apparente simplicité, mais se révèle être d’une efficacité redoutable quand on creuse un peu. Et comme je suis ultra à la bourre pour vous parler de cette perle, nous en sommes actuellement à la version 3.9.1, qui est, comme ce numéro l’indique, plus que mature et stable. Les bases de cette v3 ont en effet été posées il y a déjà 2 ans, et Cultured Code raffine son produit depuis, avec une attention sans faille. C’est devenu mon gestionnaire de tâches principal fin 2018, et je me colle des baffes de ne pas avoir switché avant !

La version iPad est un exemple pour les autres développeurs.

Les armes secrètes

Si l’app est magnifique, ses véritables arguments sont pourtant ailleurs. Things explose la concurrence sur la facilité d’utilisation pour y rentrer des tâches, informations, notes puis classer et visualiser tout ça. Sur iOS, l’extension de partage permet d’envoyer n’importe quoi vers Things ultra rapidement. Je ne parle même pas des apps comme Spark qui prévoit une intégration directe, également disponible sur macOS. Une simple page Web (un tweet, une idée, etc.) peut être envoyée dans Things en 2 clics / touchs. On peut ainsi pourrir la boite de réception de Things de choses à lire / regarder plus tard, les annoter dans la partie dédiée et reclasser tout ça.

Basée sur les grands principes de GTD, l’organisation de Things propose une structure avec projets, tâches et checklists, que l’on va ranger par domaine. Chacun a ses petites habitudes, mais tout remettre à plat pour appliquer les méthodes de Getting Things Done peut avoir du bon ! Vous pouvez voir tout ça en action sur ce lien.

L’astuce pour ne pas se retrouver submergé dans les “trucs à faire”, c’est de n’afficher que ce qui doit l’être et de bien gérer vos tags. Encore une fois, le produit de Cultured Code est parfaitement pensé pour ça. Pour chaque tâche, on peut définir facilement quand elle doit être terminée, et quand s’y mettre. Exemple, un document à présenter pour le boulot peut avoir une date butoir (dans 4 jours) et vous avez décidé de vous y mettre demain. On peut définir tout ça très facilement et cette tâche apparaîtra dans votre liste automatique “Aujourd’hui” à partir de demain, comme prévu, et vous indiquera qu’il reste 3 jours pour terminer ce boulot. Un projet, qui regroupe plusieurs tâches, va en prime afficher un petit camembert qui se remplit à mesure que l’on termine chaque action.

Dans les fonctions avancées, on citera aussi le fait qu’il est possible d’assigner des tags automatiquement aux tâches en fonction de leur domaine ou projet. Un freelance peut aussi éviter d’avoir un domaine par client et tout regrouper avec un seul domaine “Clients”, où sont placés les projets dédiés à chacun d’entre eux. Relisez cette phrase lentement, vous allez voir, elle a du sens ! Plus sérieusement, descendre d’un niveau votre arborescence permet d’éviter une liste de domaines à rallonge tout en gardant une vision précise sur ce que l’on doit faire. En jouant avec les tags et la possibilité d’assigner un projet à la date “Un jour” (qui cache le projet dans la liste latérale, mais le laisse facilement accessible dans son domaine), on évite une pagaille visuelle qui rendrait le tout illisible. Certes, certains projets ne se finissent donc jamais, mais ça reste à mon sens plus malin comme ça. Une fois le soft maîtrisé, tout ça est affaire de préférence et d’organisation personnelle ! Vous trouverez dans les liens en fin d’article des méthodes complètes pour bien exploiter les possibilités de Things, et n’hésitez pas à poser vos questions en commentaire.

Things 3 - iOS

Oui, je me contente d’images du presskit. C’est plus joli et ça m’évite de vous poster toute ma vie…

Synchro maison

À ma grande surprise, Things 3 n’utilise pas du tout la couche CloudKit d’Apple pour synchroniser ses données, mais un outil maison, Things Cloud, qui leur permet de garder le contrôle sur cette partie critique de l’app. C’est rapide, efficace et bien moins aléatoire que la solution de Cupertino, qui a posé pas mal de problèmes à ses débuts, ce qui explique aussi le choix de Cultured Code. Une tâche ajoutée sur Mac apparaît instantanément sur les autres appareils si l’app est ouverte. Dans le cas contraire, ça sera fait dès l’ouverture, si comme moi vous désactivez toute activité en tâche de fond.

Tout ça c’est bien beau, mais vous noterez que nous n’avons toujours pas parlé brouzoufs ! Vu les différentes apps disponibles et le service de sync, on pourrait penser que Cultured Code opterait pour un abonnement, comme Ulysses par exemple. Que neni ! Chaque application est vendue séparément. Things 3 iOS est même divisé en deux apps, iPhone (+ Watch) et iPad. Ça permet au développeur de facturer les 3 versions à des tarifs différents, parfois douloureux, mais adaptés au marché et qui permettent à l’équipe de 9 personnes de manger. Concrètement, il faudra débourser pratiquement 90 euros pour avoir l’app sur iPhone (11 euros), iPad (22 euros) et Mac (55 euros, c’est là que ça fait mal). Une version d’essai de la version Mac est disponible, mais prenez le temps de lire les guides que j’ai indiqué en fin d’article pour comprendre la puissance de l’outil. Si vous hésitez, n’achetez dans un premier temps que la version pour votre machine principale, avant d’investir dans le reste.

Things 3 fait partie des perles de l’écosystème Apple. Ce n’est pas une app basique pour simplement se souvenir d’acheter du lait, mais un outil de GTD personnel pro, pensé dans les moindres détails. Cela justifie largement son prix. À l’horizon 2020, on peut en revanche se demander comment Cultured Code va faire évoluer son produit. Pour moi, la réponse est simple dans le concept, mais diablement compliquée dans la réalisation : garder tout ce qui fait de Things 3 la meilleure app dans son genre, mais arriver à porter tout ça en multi-utilisateurs, avec à minima une version Webapp. Une telle transition pour une hypothétique v4 sera certainement synonyme d’abonnement, ce qui personnellement ne me choquerait pas. D’autres excellentes applications ont déjà fait ou entament ce cheminement (Day One ou Spark avec leur version Android, Omnifocus avec un client “light” pour le Web…) et Things 3 me parait destiné à ce genre de mutations. J’aimerais beaucoup que Things concurrence les classiques comme Todoist ou Ticktick, qui sont intéressants en multi-utilisateurs, mais qui souffrent d’interfaces vraiment médiocres en comparaison. En attendant, Things est à mon sens le meilleur soft de sa catégorie, et c’est déjà un sacré tour de force.

Liens

 


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